10 dicas para escrever e-mails mais profissionais

A maneira como você escreve um e-mail corporativo não vai acabar com a suacarreira (pelo menos não na maioria dos casos). Mas sua ‘etiqueta’ de e-mail pode afetar seriamente o quão sério você será levado, e até quão querido você será no local de trabalho. Por isso, siga as 10 dicas que seguem antes clicar em ‘enviar’.

1. Confira, mais de uma vez, a lista de destinatários
Há algo pior do que perceber que você acabou de encaminhar – com comentários – o e-mail que aquele colega chato enviou, para ele mesmo ao invés de outro? Por isso, sempre cheque duas vezes os nomes no campo ‘Para’ do seu e-mail e evite que ele caia nas mãos erradas.

2. Tenha uma pequena conversa
Seu e-mail deve ser curto e sincero, mas lembre-se que algumas poucas sutilezas em um e-mail podem rumar um longo caminho. E não leva muito tempo para escrever um comentário sobre o tempo ou um “tenha um bom final de semana”, que poderiam fazer o seu e-mail ser muito mais bem recebido.

3. Corrija-se
Nada diz mais “Você não vale meu tempo” para seus destinatários do que um e-mail do tipo montado. Faça uma coisa cortês e profissional, dando ao seu e-mail um tom pessoal antes de enviá-lo.

4. Obtenha um segundo par de olhos
Pedir que sua esposa ou colega de quarto cheque todo e-mail profissional que for enviar não é nada prático. Mas quando você estiver compondo uma mensagem de conteúdo importante ou delicado, peça para alguém que você confia dar uma olhada no e-mail e averiguar se você não está ultrapassando nenhum limite ou sendo grosseiro.

5. Seja sucinto
Um e-mail de trabalho não é igual ao desenrolar de uma novela mexicana. Se o assunto sobre o qual estiver escrevendo for muito complexo e requer mais que alguns parágrafos, provavelmente será melhor discutir isso pessoalmente ou pelo telefone.

6. Dê um título claro ao e-mail
Ao invés de enviar para seu chefe um e-mail intitulado “RE: sem assunto”, dê a sua mensagem um título capaz de esclarecer o conteúdo. Dessa forma, é menos provável que seu e-mail se perca na confusão da caixa de entrada, e será mais fácil que os destinatários respondam.

7. Anexe informações importantes
Se seu e-mail refere-se a um documento específico, não se esqueça de incluí-lo como anexo. Assim, você não deixará nenhum destinatário no escuro.

8. Aprenda a arte sutil de “CC” e “BCC”

Copiar seu chefe em um e-mail que você enviou a um colega de trabalho pode causar certa tensão, enquanto a cópia oculta pode ser uma boa maneira de as pessoas ficarem atualizadas sobre um determinado assunto sem perturbar o destinatário principal.

9. Pegue leve na pontuação…
Usar várias exclamações ou interrogações vai fazer o seu e-mail soar como frenético e desesperado. Um ponto por frase tende a ser suficiente para que seus destinatários entendam sua entonação.

10. … e nos emoticons
O mesmo serve para emoticons – uma carinha sorridente aqui ou ali pode deixar o e-mail mais amigável, mas usar um em cada sentença que você escrever pode soar como não-profissional e insincero.

Fonte: SavyySugar.

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